Ab 2025 wird die E-Rechnung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend. Doch welche spezifischen Vorgaben müssen erfüllt werden, und welche Ausnahmen sind dabei vorgesehen?
Die E-Rechnung wird ab dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt und spielt eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung und der Bekämpfung von Steuerbetrug. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Unternehmen E-Rechnungen versenden, sind jedoch auch verpflichtet, solche Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bis Ende 2026 bleibt die Nutzung von Papierrechnungen und PDFs mit Zustimmung des Empfängers möglich, doch ab 2027 müssen größere Unternehmen (Jahresumsatz über 800.000 Euro) zwingend E-Rechnungen verwenden. Für alle umsatzsteuerpflichtigen B2B-Geschäfte wird die E-Rechnung spätestens ab dem 1. Januar 2028 zur Pflicht.
Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, der eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Zu den wichtigsten Formaten gehören die XRechnung und das hybride ZUGFeRD-Format, das eine Kombination aus maschinenlesbaren Daten und einer PDF-Darstellung bietet. Andere Formate, wie das EDI-Verfahren, sind ebenfalls zulässig, solange sie den Anforderungen der EN 16931 entsprechen.
Für die Praxis bedeutet dies, dass herkömmliche Rechnungen in Word- oder Excel-Form nicht mehr ausreichen. Unternehmen sollten ihre Buchhaltungsprogramme überprüfen und sicherstellen, dass diese den Anforderungen der E-Rechnung gerecht werden. Programme wie JTL, Wiso, Sage und Datev sind bereits entsprechend ausgerüstet. Beim Versand kann die E-Rechnung per E-Mail mit Anhang oder über spezielle Schnittstellen und Portale übermittelt werden.
Die Einführung der E-Rechnung bringt Effizienzgewinne, da Prozesse automatisiert werden und Kosten für Papier und Porto entfallen. Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen und haben durch steuerliche Abschreibungsmöglichkeiten für neue Software Vorteile. Zudem empfiehlt es sich, eine spezielle E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einzurichten, um die Sicherheit zu erhöhen.
